Szkoła Życia Chrześcijańskiego i Ewangelizacji Świętej Maryi z Nazaretu Matki Kościoła

Przygotowanie do egzaminów ECDL BASE – teoria do modułu B3

Obowiązujący zakres materiału niezbędny do opanowania przed przystąpieniem do egzaminu znajduje się w pliku Moduł B3 Sylabus - wersja 5.0 (plik Adobe Reader).

Materiały do modułu B3 wspomagające opanowanie i utrwalenie wiedzy teoretycznej niezbędnej do zdania egzaminu z modułu B3 - Przetwarzanie tekstów.


Materiał do egzaminu z modułu B3

Informacje zawarte w niniejszym materiale zostały opracowane na podstawie treści zawartych w:

  • Grażyna Koba. Podręcznik: Informatyka. Podstawowe tematy. Nowe wydanie. Rok wydania: 2009,
  • Szkolny Leksykon Informatyczny: http://www.wsipnet.pl/sli/,
  • M. Kopertowska – Tomczak. Przetwarzanie tekstów. Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2009.
  • Jak ugryźć ECDL PROFILE DIGCOMP?, D. Dmuchowski, Wydawnictwo ATFORUM 2016,
  • Syllabus_5.pdf i inne źródła.
  • Pomoc programu Microsoft Word 2010 - 2016.


Dokument tekstowy to dokument utworzony za pomocą edytora tekstów, np.: Microsoft Word (Office), Apache OpenOffice Writer i zapisany do postaci pliku, np. Podanie.docx na nośniku pamięci zewnętrznej.

W aplikacji Word do komunikacji z użytkownikiem jest przygotowany odpowiedni interfejs, umożliwiający dostęp do możliwości programu. Opcje programu znajdują się w górnej części okna w postaci wstążki, która została wprowadzona w wersji Microsoft Office 2007 - 2016.

wstążka Mocrosoft Word

Na wstążce polecenia są zestawione na kartach, które zostały zaprojektowane pod kątem określonych zadań, np.: wstawianie różnych obiektów czy określanie widoku strony. W ramach poszczególnych kart występują grupy, które dzielą zadania na podzadania. W poszczególnych grupach dostępne są przyciski poleceń, które podobnie jak w tradycyjnym pasku narzędzi, umożliwiają wywoływanie poleceń lub wyświetlanie menu zawierających inne polecenia. Niektóre karty są pokazywane tylko wtedy, gdy są potrzebne, np. karta Projektowanie pojawia się podczas edytowania nagłówka lub stopki dokumentu.

Pasek stanu – miejsce powyżej dolnej krawędzi okna, gdzie są wyświetlane różne informacje podsumowujące, np. liczba stron, język, statystyka wyrazów, opcje widoku, pasek powiększenia.

Podstawowe ustawienia programu Word są dostępne w menu Plik / Opcje.

Ustalanie wyglądu strony
Ustawienia strony obejmują: rozmiar strony, orientację strony, marginesy oraz kolumny. Aby określić parametry strony należy na karcie Układ strony kliknąć odpowiednie przyciski lub wywołać okno dialogowe Ustawienia strony.

Nagłówek i stopka
Odpowiednio górna i dolna część strony dokumentu, gdzie można wstawiać tekst lub obiekt graficzny (Wstawianie | Nagłówek, Wstawianie | Stopka). Informacje te pojawiają się automatycznie odpowiednio w górnej i dolnej części każdej strony dokumentu.

Wstawianie pól
Do dokumentu tekstowego (w tym również do nagłówka i stopki) można wstawiać pola, które będą automatycznie aktualizowane w miarę zmian zachodzących w dokumencie.

Do takich pól należą między innymi:

  • numeracja stron,
  • data i godzina,
  • nazwa pliku.

W dokumentach, które składają się z więcej niż jednej strony, dobrze jest włączyć numerowanie stron. Numerację stron najwygodniej wstawić w nagłówku lub stopce. Klikamy polecenie Numer strony w grupie Nagłówek i stopka na karcie Wstawianie. Z listy, która się pojawi wybieramy jedną z opcji (np. Dół strony), a następnie jedną z propozycji dotyczącej wyglądu numeracji. W celu zmiany sposobu numeracji stron należy ponownie kliknąć polecenie Numer strony, a następnie przycisk Formatuj numery stron
Datę i godzinę wstawiamy klikając na przycisk Data i godzina w grupie Tekst na karcie Wstawianie. Następnie w oknie dialogowym Data i godzina z listy Dostępne formaty: wybieramy format daty. Możemy też włączyć opcję jej automatycznej aktualizacji.
Nazwę pliku wstawiamy wybierając na karcie Wstawianie | Szybkie części w grupie Tekst. Klikamy polecenie Pole, z listy Kategorie: wybieramy pozycję Informacje o dokumencie, zaś z listy Nazwy pól: pozycję FileName i klikamy na przycisku OK.

Dzielenie dokumentu na strony
Podczas wprowadzania tekstu edytor automatycznie przenosi dalszy ciąg tekstu na następną stronę, po napotkaniu dolnego marginesu. Możemy też w dowolnym miejscu wstawić do dokumentu kod końca strony. Wystarczy na karcie Wstawianie w grupie Strony kliknąć przycisk Podział strony lub wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl + Enter. Pojawi się kod przełamania strony w postaci ……….Podział strony…….., a kursor tekstowy zostanie umieszczony na początku nowej strony (kod podziału strony będzie widoczny, jeśli aktywny jest przycisk Pokaż wszystko ¶).

Szybkie wyszukiwanie słów i znaków
Edytory tekstu umożliwiają wyszukiwanie słów, pojedynczych znaków i dowolnych ciągów znaków. Aby szybko znaleźć wyraz, znak lub ciąg znaków, usunąć je albo zamienić na inne, należy wybrać opcję Znajdź (Ctrl + F) lub Zamień (Ctrl + H).

okno Zamień Mocrosoft Word
Można również automatycznie wyszukać i zamienić znaki niedrukowane, np. spację na twardą spację. Możliwość zamiany znaków pozwala usuwać niepotrzebne spacje np. przed znakami interpunkcyjnymi, znaczniki akapitu lub inne znaki.

Jeśli mamy problem z odszukaniem konkretnej funkcji programu zawsze można skorzystać z Pomocy programu. Prostym sposobem uzyskania pomocy jest naciśnięcie klawisza F1.

Malarz formatów (Narzędzia główne) jest narzędziem usprawniającym formatowanie tekstu. Umożliwia skopiowanie zazwyczaj wszystkich parametrów formatowania wybranego fragmentu tekstu (wyrazu, kilku wyrazów, akapitu) i zastosowanie go do innego fragmentu.

Znaki diakrytyczne (gr. diakritikós – odróżniający) – znaki graficzne (kropki, ogonki, kreski) używane w alfabetach i innych systemach pisma, umieszczane nad, pod literą, obok lub wewnątrz niej, zmieniające artykulację tej litery i tworzące przez to nową literę.
W języku polskim litery ze znakami diakrytycznymi to: ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż. Polskie znaki uzyskujemy przez użycie kombinacji klawiszy prawy Alt i żądanej litery, np.: aby uzyskać ż należy użyć kombinacji prawy Alt+z (prawy Alt+x wstawia ź).

Podstawowe zasady korzystania z edytora tekstu:

  1. W oknie dokumentu tekstowego kursor tekstowy wyznacza miejsce, od którego można rozpocząć pisanie. Po otwarciu nowego dokumentu znajduje się on w lewym górnym rogu, czyli na początku pierwszego wiersza dokumentu.
  2. Kursor tekstowy można przemieszczać za pomocą myszy lub klawiszy sterujących (w obrębie utworzonego tekstu).
  3. Długość jednego wiersza tekstu standardowo jest tak ustawiona (np. na 16 cm), żeby mieścił się on na kartce formatu A4 (210 x 297 mm) – z zachowaniem odpowiednich marginesów (2,5 cm) z lewej i prawej strony. Na linijce można ustawić też inną długość wiersza (Układ strony | Marginesy).
  4. Gdy tekst nie mieści się w jednym wierszu, wówczas automatycznie jest przenoszony do wiersza następnego.
  5. Między wyrazami powinna się znajdować tylko jedna spacja. Spacja służy do rozdzielania wyrazów, a nie do rozmieszczania tekstu.
  6. Klawisz Enter służy do tworzenia nowego akapitu lub przechodzenia do nowej linii. Aby przesunąć tekst na nową stronę, należy wstawić znak podziału strony (Ctrl+Enter).
  7. Za pomocą klawiatury można wprowadzać litery, w tym litery ze znakami diakrytycznymi, cyfry, znaki interpunkcyjne i inne, np. ?, !, $, &, #, (,). Naciśnięcie klawisza spacji lub klawisza Enter (znaku akapitu ¶) to również wprowadzenie znaku, chociaż niewidocznego.
  8. Spacja, w tym spacja twarda, znak akapitu i znak tabulacji to tzw. „znaki białe”, niedrukowane, czyli niewidoczne na wydruku. W dokumencie tekstowym zobaczymy je po naciśnięciu przycisku ze znakiem akapitu ¶ (Ctrl+Shift+8). Spacja to kropka w połowie wysokości wiersza, spacja twarda to małe kółeczko, znak tabulacji to strzałka w prawo.
  9. Jeśli wyrazy oddzielone są znakiem interpunkcyjnym, to spację stawia się zawsze po znaku, nigdy przed nim. Ta uwaga dotyczy wszystkich znaków interpunkcyjnych – także znaków zapytania i wykrzykników. Jeśli tekst ujęty jest w nawiasy, to nie oddzielamy go od nich spacjami. Tekst jest „przyklejony” do nawiasów.
  10. Napisany tekst należy przeczytać, poprawić wszelkie błędy ortograficzne i gramatyczne.

Stosowanie dobrych praktyk redagowania tekstu polega na:

  • ustaleniu odpowiednich parametrów czcionek, m. in. rodzaju, rozmiaru (wielkości w punktach), koloru i innych efektów (Narzędzia główne | Czcionka),
  • wybraniu stylu czcionki – np. pogrubiony, pochylony (kursywa), podkreślony, przekreślony,
  • ustawieniu odstępów przed i po akapicie (Narzędzia główne | Akapit),
  • ustawieniu odstępów pomiędzy wierszami akapitu – interlinii,
  • stosowaniu znaków wypunktowania i numerowania (Narzędzia główne | Punktory, Numerowanie),
  • utworzeniu obramowania wokół akapitu, cieniowania i zmiany koloru tła akapitu (Narzędzia główne | Akapit, Obramowanie i cieniowanie…),
  • obramowaniu strony (Układ strony / Obramowania stron).
  • wstawieniu tabel, rysunków, wykresów, wzorów matematycznych.

Stosowanie dobrych praktyk wyrównywania tekstu polega na stosowaniu narzędzi:

  • wyrównanie (do lewej, do środka, do prawej, wyjustuj),
  • wcięcia akapitu (pierwszy wiersz, z lewej, z prawej),
  • tabulacja (Narzędzia główne | Akapit / Tabulatory…).

Justowanie tekstu to wyrównanie wierszy jednocześnie do lewej i prawej strony pozwalające na optymalne, z punktu widzenia czytelności, rozłożenie wyrazów w akapicie. Stosując justowanie akapitów otrzymujemy tekst zwarty i elegancki.

Powyższe zalecenia należy stosować z rozwagą w zależności od przeznaczenia dokumentu, np.: podanie, zaświadczenie, sprawozdanie, zaproszenie, list, referat, publikacja.

W oknie Czcionka znajdują się wszystkie dostępne opcje do pracy z czcionkami.

okno Czcionka Mocrosoft Word

Można tu wybrać: krój, styl i rozmiar czcionki, a także Efekty typu podkreślenie, indeksy, kolor. Na dole okna znajduje się podgląd edytowanego tekstu, dzięki któremu widzimy wprowadzane prze nas zmiany na bieżąco. W zakładce Zaawansowane możemy ustawić odstępy między znakami.

Akapit (ang. paragraph) – wydzielony fragment tekstu, na ogół zawierający tematycznie wyodrębnioną i spójną całość. Naciśnięcie klawisz Enter kończy jeden akapit i zaczyna następny.

okno Akapit Mocrosoft Word

Akapit wyróżnia się przez wcięcie jego pierwszego wiersza lub przez większe odstępy przed pierwszym wierszem i po ostatnim wierszu. Edytor tekstu zawiera funkcje umożliwiające opracowanie techniczne całego akapitu, w którym znajduje się kursor tekstowy, np. wcięć, odstępu między wierszami, rodzaju i wielkości czcionki.
W edytorach można również numerować i wypunktowywać akapity. Wiersze akapitu mogą mieć wcięcie, czyli być przesunięte względem lewego lub prawego marginesu strony. Pierwszy wiersz akapitu może mieć wcięcie z lewej strony inne, niż pozostałe wiersze tego akapitu.

Spacja nierozdzielająca
Aby wstawić spację nierozdzielającą (twardą spację) należy nacisnąć i przytrzymać klawisze Ctrl i Shift, a następnie nacisnąć klawisz spacji.
Spacja nierozdzielająca to odstęp o stałej długości, przed i za którym edytorowi tekstu nie wolno łamać (tj. kończyć) wiersza. Wyrazy rozdzielone taką spacją, przy przenoszeniu do nowego wiersza, traktowane są jak jeden wyraz, np.: 2011 r., 120 kg, 1752 zł, dr Agata Cebula.

Wstawianie symboli i znaków specjalnych
Na karcie Wstawianie w grupie Symbole znajduje się przycisk Symbol, umożliwiający wybranie symbolu po podwójnym kliknięciu. Jeśli nie ma w tym okienku symbolu, którego szukamy, należy kliknąć na Więcej symboli. W oknie Symbol możemy wybrać każdy dostępny symbol jaki posiadają zainstalowane na komputerze czcionki, np.: symbole Mocrosoft Word

okno Symbol Mocrosoft Word

W zakładce Znaki specjalne znajdują wszystkie dostępne na komputerze znaki specjalne, do których są przypisane skróty klawiszowe w celu przyśpieszenia ich wstawiania, np.: ® (Alt+Ctrl+R), © (Alt+Ctrl+B).

Dzielenie wyrazów – opcja umożliwiająca włączenie dzielenia wyrazów, co pozwala edytorowi tekstu na dzielenie wierszy miedzy sylabami wyrazów. Dzielenie wyrazów jest stosowane w książkach i czasopismach w celu uzyskania bardziej równomiernych odstępów między wyrazami (Układ strony | Dzielenie wyrazów). W pismach oficjalnych, urzędowych nie stosujemy dzielenia wyrazów.

Tabulatorów (Narzędzia główne | Akapit | Tabulatory) używa się do przesuwania tekstu w określone miejsce wiersza tekstu, głównie do umieszczania tekstu w kolumnach, gdy nie stosuje się zapisu w tabeli.

okno Tabulatory Mocrosoft Word

W oknie Tabulatory można precyzyjnie ustawić wartości tabulacji i usunąć tabulatory, gdy są niepotrzebne.

Style
Do formatowania czcionki i akapitu można również stosować style (Narzędzia główne | Style). Styl to nazwany zbiór parametrów formatowanych czcionek lub / i akapitu. Niektóre style są wbudowane w edytor i dostępne bezpośrednio po jego instalacji, inne trzeba samodzielnie definiować.

Tabele
Edytory tekstu (Word, Writer) umożliwiają wstawianie lub rysowanie tabel. Do dokumentu tekstowego można również wstawić tabelę wykonaną w innym programie (np. w arkuszu kalkulacyjnym) lub skopiowaną ze strony internetowej (nie zawsze).

Po wstawieniu tabeli można:

  • zmieniać szerokość kolumn i wysokość wierszy (Właściwości tabeli),
  • dodawać nowe wiersze i kolumny,
  • usuwać wiersze, kolumny lub komórki,
  • dzielić lub scalać komórki (menu kontekstowe).

zmień

Tabela składa się z komórek, które można formatować, np:

  • ustalać parametry czcionki,
  • wyrównać tekst w komórce i określić kierunek tekstu (menu kontekstowe).

Można również zmieniać obramowanie komórek i cieniować je czyli zmieniać kolor tła (Obramowanie i cieniowanie).

zmień

Do komórek tabeli można wstawić tekst i liczby, rysunki, obiekty ClipArt, hiperłącza, wzory matematyczne.

Korespondencja seryjna
Edytor tekstu Word zawiera narzędzia do szybkiego realizowania korespondencji, w której do wielu adresatów wysyła się pisma o podobnej, czy wręcz identycznej treści. W celu przygotowania korespondencji seryjnej należy dysponować wzorcem dokumentu głównego (np. zaproszenie, oferta) oraz źródłem danych, czyli adresami osób lub firm, do których będzie wysyłana wiadomość. Źródło danych musi mieć formę tabeli. Każda kolumna musi mieć swój tytuł, np. imię, nazwisko, kod, miasto, adres. Źródłem może być baza danych. Po otwarciu dokumentu głównego korespondencji seryjnej wybieramy kartę Korespondencja, zaś w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej przycisk Wybierz adresatów, a potem opcję Użyj istniejącej listy…. Następnie należy do wzorca listu wstawić pola, które będą automatycznie wypełniane przez edytor danymi kolejnych adresatów. Scalanie korespondencji seryjnej polega na uzyskaniu tylu listów ilu jest adresatów w pliku ze źródłem danych, przy czym każdy list będzie adresowany do konkretnej osoby (firmy).

Skróty klawiaturowe w programie Microsoft Word dla systemu Windows.


Copyright © Szczecin 2017 by mgr inż. Tadeusz Pietrzak, e-mail: t.pietrzak@wp.pl